Inventera, rensa och låt ingenting gå till spillo!
När Fonus flyttade sitt huvudkontor till Ringvägen 100 bytte de hyresvärd till Skandia Fastigheter, lämnade ett nästan dubbelt så stort kontor och gick över till att jobba aktivitetsbaserat, utan fasta arbetsplatser. I samband med förändringarna behövde de dels göra sig av med en hel del möbler, dels komplettera med nya. Eller rättare sagt nygamla. För i princip all inredning på det nya kontoret är återbrukad. Och allt de inte längre behöver används nu på andra Fonus-kontor.
- När det var dags att flytta kontoret tittade vi på många alternativ, berättar Sofia Parszyk som är fastighetschef på Fonus och ansvarade för flytten tillsammans med kollegan Carina Svensk. Vi landade snabbt i att vi bara behövde hälften av lokalytan. Tidigare hade alla sin egen plats och vi sågs knappt om dagarna. Det ville vi ändra på. Samtidigt ville vi behålla vårt fina läge på Södermalm, nära goda kommunikationer. Nu är känslan att man stiger in i ett vardagsrum när man kommer till kontoret. Vi trivs otroligt bra och resultatet blev långt bättre än vi tänkt oss. Om våra tidigare lokaler var stora och opersonliga är de här precis tvärt om. Nu vill man åka till jobbet. Vi lockar hit fler utan att tvinga någon eller vifta med pekpinnar. Vi uppmuntrar också till att nyttja lokalen kvällstid för exempelvis nätverksträffar, möten och after works. Ju mer våra fina lokaler används, desto bättre.
Skandia Fastigheter strävar efter så lågt klimatavtryck som möjligt i varje lokalanpassning. När Fonus flyttade till Ringvägen 100 valde man gemensamt en genomtänkt och återhållsam nivå. Exempelvis diskuterades huruvida köket skulle rivas ut och ersättas med ett nytt eller inte.
- Vi tog det gemensamma beslutet att behålla köket, säger Sofia. Det vore resursslöseri att kassera fullt fungerande material och vitvaror helt i onödan. Med lite färg och nya handtag ser köket nu sprillans nytt ut. Vi adderade en köksö, som har blivit kontorets naturliga samlingspunkt. Och trots att vi dragit ner på antalet vitvaror jämfört med tidigare klarar vi oss fint.
Något som behövde bytas ut var den textilmatta som låg i lokalen sedan lång tid tillbaka. Äldre lysrörsarmaturer ersattes av LED-belysning och Fonus återbrukade armaturer från sin tidigare lokal. Glaspartier från andra lokaler i huset återbrukades för att kunna tillskapa ytterligare ett rum.
Under en period på tre månader hyrde Fonus ett förråd i huset på Ringvägen 100 där all inredning från det tidigare kontoret lagrades. Det som inte plockades upp till nya kontoret kunde kollegor från andra Fonus-kontor komma och hämta för att använda i sina respektive lokaler. På så sätt kom allt till användning och ingenting gick till spillo, mer än sådant som var trasigt. I den nya lokalen passade allt inte in färgmässigt, men det löste man genom att skicka hyllor, stolar och pallar på lackering. Gardiner och rullgardiner måttanpassades för det nya kontoret och kunde således sättas upp igen.
Fonus tips för en långsiktigt lyckad flytt
- Gör en grundlig inventering. Nyckeln till att veta vad som behövs är att först inventera det som finns. Här tog vi hjälp av en konsult. När du vet vad av det befintliga som kan återanvändas, se över vad du behöver komplettera med och sök efter det på andrahandsmarknaden. Vi lever, tyvärr, i ett slit-och-släng-samhälle. Uppsidan med det är att det finns enormt mycket att hitta på andrahandsmarknaden.
- Rensa, rensa, rensa! På vårt tidigare kontor hade vi tre förråd där det låg grejer som samlade damm. Det mesta användes aldrig, eller var trasigt. Varje avdelning fick i uppgift att rensa. Sedan hade vi en loppis på jobbet, där folk fick ta vad de ville ha. Koppar, glas, krukor – inte ens smågrejer kastades. Allt fick ett nytt hem. Det enda vi till slut fick göra oss av med var pärmar, som vi hade mängder av. Det finns inte direkt någon andrahandsmarknad för dem.
- Var proaktiv och följ upp. Vi satte upp en mejllåda – och en fysisk brevlåda – dit man kunde skicka förbättringsförslag. Vi har haft workshops och uppföljningar för att ta reda på hur folk vill ha det och sedan hur de tycker att det funkar. För oss var det exempelvis helt nytt att jobba aktivitetsbaserat utan egna platser. Så i början gick vi ut med enkäter varje vecka för att fånga upp eventuellt missnöje.
